Σύμφωνα με το άρθρο 9 (Κεφ Β) του καταστατικού, το οργανόγραμμα της «Ελληνικής Εταιρείας Μελέτης Εξωκυττάριων Κυστιδίων» αποτελείται από: 1) τη Γενική Συνέλευση, 2) το Διοικητικό Συμβούλιο και 3) την Εξελεγκτική Επιτροπή.

Συνοπτικά:

1. Η Γενική Συνέλευση είναι το ανώτατο όργανο του σωματείου και δικαιούται να αποφασίζει για κάθε υπόθεση που αφορά αυτό. Οι νόμιμες αποφάσεις του δεσμεύουν και τα μέλη που απουσιάζουν ή διαφωνούν (άρθρο 10).
2. Η «Ελληνική Εταιρεία Μελέτης Εξωκυττάριων Κυστιδίων» διοικείται από πενταμελές Διοικητικό Συμβούλιο, τον Πρόεδρο, Αντιπρόεδρο, Γραμματέα, Ταμία και ένα μέλος. Το Διοικητικό Συμβούλιο εκλέγεται από τη Γενική Συνέλευση για τριετή θητεία (άρθρο 11).
3. Προσωρινά, όπως ορίζεται στο άρθρο 20 (κεφ. Γ, μεταβατικές – τελικές διατάξεις), η νεοσύστατη εταιρεία διοικείται από πενταμελή  Προσωρινή Διοικούσα Επιτροπή. Λόγω όμως έκτακτων και ειδικών περιστάσεων, η ΠΔΕ στελεχώθηκε και από έκτο μέλος, με καθήκοντα Αναπληρωτή Ταμία, ακολουθώντας τις δέουσες διαδικασίες, για τη διευκόλυνση και ολοκλήρωση των διαδικασιών. Τα μέλη της ΠΔΕ είναι τα εξής:

1. 1. Πρόεδρος: Μαρία-Ελένη Λέκκα
   2. Αντιπρόεδρος: Ιωάννης Σωτηρόπουλος
   3. Γραμματέας: Μαριάννα Αντωνέλου
   4. Ταμίας: Δήμητρα Κολάτση
   5. Αναπληρωτής Ταμίας: Παρασκευή Υφαντή
   6. Μέλος: Κωνσταντίνος Βεκρέλλης

Η θητεία της Προσωρινής Διοικούσας Επιτροπής θα διαρκέσει μέχρι την πρώτη Τακτική Γενική Συνέλευση, η οποία θα εκλέξει το Διοικητικό Συμβούλιο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 11 του καταστατικού.

Τέλος, ο έλεγχος και η εποπτεία της διαχείρισης  του Διοικητικού Συμβουλίου ανατίθεται σε τριμελή Εξελεγκτική Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 15 του καταστατικού.

1. Σφραγίδα
2. Βιβλίο & αρχείο μητρώου μελών
3. Βιβλίο & αρχείο πρακτικών συνεδριάσεων Γ.Σ.
4. Βιβλίο & αρχείο πρακτικών συνεδριάσεων Δ.Σ. & Εφορευτικής Επιτροπής
5. Βιβλίο πρωτοκόλλου εισερχομένων-εξερχομένων εγγράφων
6. Αρχείο τήρησης οικονομικών (βιβλίο ταμείου/εσόδων εξόδων)
7. Βιβλίο ταμείου: Ειδικό αριθμημένο διπλότυπο βιβλίο αποδείξεων. Υπογράφεται κατά το τέλος της θητείας του Δ.Σ. από την Εξελεγκτική Επιτροπή
8. Βιβλίο μητρώου παγίων-υλικού-περιουσίας της Εταιρείας
9. Βιβλίο πρακτικών Εξελεγκτικής Επιτροπής

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

1. Λειτουργία τραπεζικού λογαριασμού
2. Λειτουργία e-mail
3. Ιστοσελίδα (ελληνικά / αγγλικά)
4. Λειτουργία ηλεκτρονικής πλατφόρμας για τις συναντήσεις

ΠΡΟΤΥΠΑ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

1. Αίτηση συμμετοχής
2. Επιστολή αποδοχής εγγραφής
3. Πρόσκληση συνεδριάσεων ΔΣ
4. Πρόσκληση συνεδριάσεων ΓΣ

Τα αρχεία τηρούνται σε έγγραφη και σε ηλεκτρονική μορφή

 https://grnet.gr/services/digital-services/zeus/

Η «Ψηφιακή Κάλπη Ζευς» είναι ένα πληροφοριακό σύστημα για την αδιάβλητη διεξαγωγή απόρρητων ψηφοφοριών με αμιγώς ηλεκτρονικό τρόπο. Τόσο η προετοιμασία της ψηφοφορίας από τη διεξάγουσα αρχή, όσο και η υποβολή της ψήφου από τους ψηφοφόρους, γίνονται απομακρυσμένα μέσω Διαδικτύου.

το πληροφοριακό σύστημα ΖΕΥΣ υπάρχουν οι παρακάτω διακριτοί ρόλοι:

• Διαχειριστής. Προετοιμάζει, εποπτεύει και διαχειρίζεται τη διαδικασία της ψηφοφορίας
• Εφορευτική επιτροπή. Διασφαλίζει το απόρρητο και την ακεραιότητα της ψηφοφορίας.
• Ψηφοφόροι. Ψηφίζουν ηλεκτρονικά μέσω μοναδικού ασφαλούς συνδέσμου.

Η διαδικασία

Η διαδικασία της ψηφοφορίας επιγραμματικά:

• Η διεξάγουσα αρχή συντάσσει τα ψηφοδέλτια και τη λίστα των ψηφοφόρων και ορίζει την εφορευτική επιτροπή.
• Η λίστα των ψηφοφόρων αποτελείται από τα ονοματεπώνυμά τους και την ηλεκτρονική τους διεύθυνση.
• Οι ψηφοφόροι λαμβάνουν στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση μήνυμα με το οποίο καλούνται να ψηφίσουν. Το μήνυμα περιέχει σύνδεσμο (link) που οδηγεί στο ψηφιακό παραπέτασμα μέσα στο οποίο υποβάλλεται η ψήφος.
• Το παραπέτασμα θα ενεργοποιηθεί όταν η εφορευτική επιτροπή εκκινήσει την ψηφοφορία.
• Ο διαχειριστής εκκινεί και στο τέλος λήγει την ψηφοφορία.
• Οι ψηφοφόροι ψηφίζουν εντός του ορισμένου χρονικού διαστήματος και λαμβάνουν ψηφιακή απόδειξη της συμμετοχής τους.
• Με το πέρας της ψηφοφορίας, ο διαχειριστής δίνει την εντολή για την αυτόματη καταμέτρηση των ψηφοδελτίων.

Η επικοινωνία των αρχών και των ψηφοφόρων με το πληροφοριακό σύστημα «Ζευς» γίνεται μέσω ενός απλού προγράμματος περιήγησης του Παγκόσμιου Ιστού (web browser), ενώ προστατεύεται όπως ακριβώς και οι οικονομικές συναλλαγές μέσω Διαδικτύου.

Η ασφάλεια της διαδικασίας

Η ακεραιότητα της ψηφοφορίας είναι μαθηματικά επαληθεύσιμη από τον καθένα μέσω της χρήσης κρυπτογραφίας, και χωρίς καμία προσβολή του απόρρητου.

Το απόρρητο της ψήφου είναι ευθύνη της εφορευτικής επιτροπής και είναι πρακτικά εξασφαλισμένο αρκεί να υπάρχει ένα και μόνο τίμιο μέλος στην επιτροπή.

Γραφείο Αρωγής Χρηστών του ΖΕΥΣ (powered by GRNET www.grnet.gr)

Ο διαχειριστής κάνει Αίτημα στο helpdesk@zeus.grnet.gr

και λαμβάνει ένα μοναδικό user-name και κωδικό καθώς και οδηγίες για τη δημιουργία ψηφοφορίας (https://zeus.grnet.gr/zeus/resources/)

Στοιχεία Αιτήματος:

• Επωνυμία φορέα (πχ. ΙΔΡΥΜΑ - ΤΜΗΜΑ/ΣΧΟΛΗ…)
• Είδος ψηφοφορίας (πχ. Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Διευθυντής τμήματος κτλ.)
• Ημερομηνία διεξαγωγής ψηφοφορίας
• Εκτίμηση πλήθους ψηφοφόρων
• Στοιχεία Νόμιμου Εκπροσώπου(Νόμιμος Εκπρόσωπος του Ιδρύματος είναι ο/η Πρύτανης, εκτός αν ορίζεται ρητά άλλο πρόσωπο)
  1. Ονοματεπώνυμο
  2. Διεύθυνση e-mail
  3. Τηλέφωνο επικοινωνίας
• Στοιχεία διαχειριστή
  1. Ονοματεπώνυμο
  2. Διεύθυνση e-mail

Το αίτημα πρέπει να κοινοποιηθεί (cc) παράλληλα στη Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, στην ηλεκτρονική διεύθυνση egovgram@minedu.gov.gr, όπως ορίζεται στο Άρθρο 10 του παραπάνω ΦΕΚ.